Hansel – offentliga sektorns inköpscentral

Hansel är ett icke-vinstdrivande aktiebolag, vars mål är att generera besparingar för den offentliga förvaltningen med en resultatgivande upphandlingsverksamhet. Hansels kunder är bland annat ministerierna och deras ämbetsverk, kommunerna, samkommunerna, sjukvårdsdistrikt, Keva och församlingarna samt sådana offentligrättsliga organ som är underställda staten eller kommunerna.

Hansel ägs av staten och Finlands Kommunförbund. Bolagets roll och uppgift som inköpscentral har fastställts i lagstiftningen om offentlig upphandling, lagen om Hansel Ab och statens upphandlingsstrategi. Finansministeriet handhar ägarstyrningen av bolaget.

Bolaget finansierar verksamheten genom att ta ut serviceavgifter för gemensam upphandling av leverantörerna och sälja experttjänster. Serviceavgiften, som baserar sig på genomförda upphandlingar, kan uppgå till högst 1,50 procent. År 2019 var den genomsnittliga serviceavgiften 0,96 procent (2018: 0,99 procent).

Hansels egna upphandlingar uppgick till 4,5 miljoner euro 2019. Bolaget upphandlar genom tillämpning av gemensam upphandling alltid då det är möjligt. Om inga ramavtal eller dynamiska inköpssystem som lämpar sig för upphandlingen är tillgängliga, görs upphandlingen enligt bolagets processer.

Skatteavtryck

Organisation

Hansels organisation utgörs av en personal på 116 experter. Styrelsen består av fem ledamöter som väljs av bolagsstämman. Styrelseordförande är Statskontorets generaldirektör Timo Laitinen. Dessutom har en representant för personalen närvaro- och yttranderätt på styrelsens sammanträden. Styrelseledamöterna är inte med i den operativa ledningen för bolaget.

Hansels ledningsgrupp utses av styrelsen på framställan av verkställande direktören. År 2019 bestod ledningsgruppen av sex personer (sju personer från och med september), inklusive verkställande direktören, enligt följande: verkställande direktör Anssi Pihkala (f. 1963), kategoridirektör Susanna Närvänen (f. 1963), direktören för juridiska ärenden Eija Kontuniemi (f. 1966), ekonomidirektör Kirsi Koivusaari (f. 1966), kunddirektör Petri Kalavainen (f. 1962) och direktören för den digitala affärsverksamheten Mikko Saavalainen (f. 1979). Efter 19 september 2019 bestod ledningsgruppen för den nya organisationen av Anssi Pihkala, Susanna Närvänen, Eija Kontuniemi, Kirsi Koivusaari, Mikko Saavalainen samt vice verkställande direktör Raili Hilakari (f. 1953) och kunddirektör Maritta Mäkelä (f. 1965).

I utnämningen av bolagsstyrelsen och ledningsgruppen iakttas statens principer om ägarstyrning, som säkerställer bland annat jämlikhet och jämställdhet. I sitt beslutsfattande följer Hansel finska aktiebolagslagen och Hansels bolagsordning. Bolagets huvudkontor finns i Posthuset i Helsingfors. Sedan september förfogar bolaget också över lokaler i Kommunernas hus. Hansel har ingen verksamhet utomlands.

Affärsverksamhet

Hansels affärsverksamhet är indelad i tre sektorer: gemensamma upphandlingar, konkurrensutsättningsservice och tjänster för utveckling av upphandlingsverksamheten. Inköpscentralen främjar med sin verksamhet den offentliga förvaltningens produktivitet, offentliga upphandlingar av god kvalitet och opartiskt bemötande av leverantörerna. Hansels mål är att ordna anbudsförfarandena på så sätt att marknaden fungerar effektivt och det uppstår konkurrens.

Risker förknippade med bolagets affärsverksamhet kartläggs regelbundet i en riskmatris som upprättas tillsammans med en extern risksakkunnig. Vid riskkartläggningen i maj 2019 identifierades 35 olika risker. Fyra av dessa bedömdes vara betydande risker, nämligen förändringar i konkurrensläget, förändringar i rättspraxis om förhandsförbindelser och redovisning av upphandlingens omfattning, problem med att rekrytera personal samt risker förknippade med företagsarrangemanget.

Gemensamma upphandlingar

Med gemensamma upphandlingar avses ramavtal och dynamiska inköpssystem, via vilka Hansels kunder kan skaffa produkter och tjänster. I upphandlingskontrakten anges de allmänna villkoren, till exempel upphandlingsobjektet, priserna och parternas ansvar och skyldigheter. Genom att använda Hansels kontrakt kan kunden säkerställa att en upphandling är lagenlig och att kundens rättigheter tryggas i kontraktsvillkoren samt underlätta kontrakts- och leverantörshanteringen. Vid gemensamma upphandlingar granskar Hansel leverantörernas lämplighet och övervakar också att leverantörerna fullgör sina kontraktsåtaganden och samhällsåtaganden under kontraktsperioden samt kontrollerar att leverantören är solvent.

Besparingar uppkommer genom att på en gång upphandla en tillräckligt stor volym av produkter och tjänster för så många kunder som möjligt. Gemensamma upphandlingar inbringar betydande besparingar för den offentliga sektorn såväl vad gäller priser som processkostnader för upphandlingar.

Konkurrensutsättningsservice

Konkurrensutsättningsservice behövs då det inte finns ett upphandlingskontrakt om föremålet för upphandlingen. Hansels konkurrensutsättningskonsulter och jurister är väl insatta i offentlig upphandling, konkurrensutsättning och kontraktsrätt. Genom att använda experttjänster kan kunden förvissa sig om att upphandlingarna konkurrensutsätts enligt reglerna, med bästa möjliga kontraktsvillkor och med hänsyn till pris, kvalitet och ansvarsfrågor. Detta frigör kundens arbetstid för andra uppgifter, minskar den upphandlande enhetens risker och främjar spridning av bästa praxis.

Utveckling av upphandlingsverksamhet

Hansels utvecklingstjänster främjar effektiviteten och effekten av kundernas upphandlingsverksamhet. Utvecklingscheferna spelar huvudrollen i hanteringen av kunduppdrag, men bakom sig har de hela den samlade sakkunskapen på Hansel. Utvecklingstjänsterna kan hänföra sig till att lösa ett problem i kundens upphandlingsverksamhet eller det kan vara fråga om övergripande analys, utveckling och förändringsledning vid styrning, organisering eller genomförande av upphandling samt coachning av personalen. Varje enskilt utvecklingsuppdrag utformas enligt kundens önskemål och genomförs i nära samarbete med kunden.