Ekonomiadministrationen beredde sig för större volymer
Budgetering på Hansel är en intressant och utmanande process. Siffrorna påverkas av många faktorer som är svåra att förutse. Budgetprocessen kör igång på hösten och många experter lägger mycket arbetstid på den. På övergripande plan har träffsäkerheten varit god, men trots alla satsningar har det funnits utrymme för skärpning av siffrorna, både vad gäller kategorierna och speciellt de enskilda gemensamma upphandlingarna.
Vi ville åstadkomma en förbättring och bestämde oss att ge frågan i uppdrag till Saara Kolari som skrev sin pro gradu-avhandling vid Aalto-universitetet. Hon skulle undersöka om det är möjligt att uppnå ett bättre eller ens ett lika bra resultat med hjälp av tidsserieanalyser. På så sätt skulle det vara möjligt att spara arbetstid för andra uppgifter.
Historik över mer än tio år
Analyser kräver data och data hade vi gott om. Vi hade data om gemensamma upphandlingar i ett lätt användbart format sedan 2008, eftersom Hansel kräver att kontraktsleverantörerna rapporterar kundernas köp per månad. Undersökningen riktades på de 26 största gemensamma upphandlingarna 2017, vilka motsvarade cirka 85 procent av försäljningsvolymen.
Analyserna gjordes med ARIMA-modeller som beräknar prognoser för följande värden i tidsserien utifrån tidigare värden och feltermer i prognoserna. Modellerna tar också hänsyn till säsongsvariation, som är stor i Hansels upphandlingar. Modellernas användbarhet för bättre budgetering bedömdes genom att jämföra prognoserna från modellen och budgeterade siffror som tagits fram av Hansels experter med de verkliga upphandlingsvolymerna 2017 och 2018.
Mot automatiserad budgetering
Precisionen i de prognoserna som tagits fram med ARIMA-modellen jämfört med Hansels tidigare budgeteringsmodell överträffade förväntningarna. Jämfört med den tidigare modellen gav ARIMA-modellen klart mindre genomsnittsfel och i hela 23 gemensamma upphandlingar gav den en exakt efterbildning av den verkliga upphandlingsvolymen. Slutsatsen var att det går att automatisera budgeteringen på Hansel. Samtidigt kan man uppnå bättre träffsäkerhet och självfallet minska mängden manuellt arbete. Det var en glädjande nyhet för medarbetarna.
Detta var utgångspunkten för utvecklingen av Hansels budgeteringsprocess för gemensamma upphandlingar, som användes första gången för att upprätta budgeten för 2020. I detta skede är det för tidigt att avgöra hur väl prognostiseringen lyckades, men åtminstone processen var på många sätt trevligare för många experter.
Analytikerna gjorde den här gången ett stort jobb med att ta fram underliggande data. Modellen konstaterades fungera utmärkt för en del av upphandlingarna och siffrorna behövde inte justeras manuellt. Däremot gick det inte att ta fram en prognos för sådana upphandlingar där det saknades historiska data. I dessa upphandlingar blir situationen givetvis bättre i takt med att data samlas in.
I framtiden är budgeteringen också lättare tack vare den nya rättspraxisen och kravet på att kunderna ska lämna en relativt exakt uppskattning av upphandlingsvolymen redan när de ansluter sig till upphandlingen. Dessa uppgifter kombinerade med ARIMA-modellen ger säkert ytterligare bättre träffsäkerhet i budgeteringen, och framför allt frigör det experters tid för annat arbete.