Nya tag i polisens upphandling med Hansels utvecklingstjänster
Polisens teknikenhet behövde bli bättre och effektivare på upphandling. De tog hjälp av Hansel. Med hjälp av de gemensamt uppdragna riktlinjerna är det möjligt att både uppnå besparingar och lätta på arbetsbördan.
Polisstyrelsens teknikenhet levererar stödtjänster för lokal-, teknik- och materialadministrationen som betjänar de 10 000 personerna inom polisens organisation. En stor del av detta består av upphandling, vilken då det gäller materialadministrationen hanteras huvudsakligen av polisens materialcentral. Hansel är en gammal bekant för polisen som samarbetspartner vid gemensam upphandling. Samarbetet fick en ny dimension genom polisens projekt för centralisering av upphandlingen.
”Vi jobbade i några år för egen maskin med att omvärdera polisens administrativa funktioner och stödfunktioner, men processen visade sig vara arbetskrävande och gav inte då konkreta resultat. När diskussionen om att utveckla verksamheten nu fokuserade på en utredning att centralisera upphandlingen, beslutade vi att anlita Hansels experter. Vi upplevde att det handlade om ett mycket specifikt område som kräver specialkompetens. Dessutom ville vi ta med en part utanför polisstyrelsen som ser på det hela med en utomståendes ögon. Vi välkomnade Hansels positiva och serviceinriktade attityd genast från start”, säger teknologidirektör Jyrki Wasastjerna.
Polisens teknikenhet satsar stort på proaktiv och långsiktig planering.
”Vi vill satsa på att främja digitaliseringen och andra framsynta lösningar som ska stödja polisens operativa verksamhet på bästa möjliga sätt.”
Inte på känsla utan utifrån fakta
Utgångspunkten för projektet var att skapa en helhetsbild av upphandlingen inom poliskoncernen, att verkligen se skogen för alla träd.
”Vi vill få en övergripande bild av upphandlingarna i polisenheterna runt om i landet, hur stora volymer det handlar om, hur mycket resurser de kräver, hur är upphandlingskompetensen fördelad över landet och om samma arbete eventuellt utförs på flera ställen. Samtidigt ville vi sammanställa enheternas åsikter om på vilket sätt upphandlingarna kan skötas bättre”, förklarar Wasastjerna.
Projektet inleddes i december 2018 utifrån ett avtal med Hansel. Under framtagningen av lägesbilden genomförde en utvecklingschef från Hansel en omfattande intervjurunda och ledde ett tiotal workshopar. Som stöd för utredningen gjordes enkäter och bland annat spend-analyser.
”Spend-analysen var en ögonöppnare som ruskade om oss. Jag beundrade den stil med vilken utvecklingschefen från Hansel kunde skapa en koncis helhetsbild av intervjuerna och workshoparnas diskussioner och otaliga sidospår. Deltagarna upplevde workshoparna som nyttiga och det uttrycktes till och med önskemål under utredningen att det skulle ordnas fler. Under utredningen stod det klart att enheternas åsikter om problempunkterna och centralisering var relativt likriktade. Det utgjorde en utmärkt grund för fortsatta åtgärder”, säger Wasastjerna.
Data inhämtades också från inköpsfakturorna i Rondo, leverantörsrapporterna, e-tjänsten för konkurrensutsättning Hanki samt upphandlingsannonserna. Utvecklingschefen från Hansel skulle förutom sammanställa det digra materialet, även analysera det.
”Vi skulle aldrig ha klarat av ett så omfattande projekt utan den draghjälp och kompetens vi fick från Hansel. Anmärkningsvärt i samarbetet var Hansels positiva attityd, serviceinställning och speciellt den expertis med vilken det stora projektet roddes i land”, säger Wasastjerna.
Tydligt utstakad kurs
Resultatet av utredningen är värt mer än pappret det är skrivet på. Utöver massor av information innehåller slutrapporten mängder av utvecklingsförslag som polisöverdirektören kommer att besluta om i början av 2020. Efter besluten ska de valda förändringarna genomföras i ett separat projekt enligt riktlinjer som polisöverdirektören drar upp.
”Slutrapporten fick oss att öppna ögonen för många saker som det vore smart att göra någonting åt. Jag tror att vi efter riktlinjerna kan ta verkliga tigersprång vad gäller utvecklingen av upphandlingsverksamheten”, säger Wasastjerna.
”Jag rekommenderar varmt motsvarande projekt och framför allt upphandlingsanalyser för alla upphandlande statliga organ, i synnerhet för dem som behöver hjälp med hanteringen av stora helheter och en ingående bild av det verkliga läget inom upphandling. Extern experthjälp vänder strålkastarljuset på vad organisationer behöver för att modernisera sin upphandlingsverksamhet och göra den produktiv och effektiv i relation till behoven under det nya årtiondet.”