Bygga upp upphandlingsverksamhet med gemensamma krafter

Det statliga trafikstyrningsbolaget Traffic Management Finland, som grundades i början av 2019, erbjöd ett läckert utgångsläge då man fick möjlighet att bygga upp ledningen och rutinerna för upphandlingsverksamheten från början. Som experthjälp anlitade man utvecklingsenhetens chef Kalle Pinni från Hansel.

Bolaget upphandlade mest IKT-system för trafikstyrningen, konsulttjänster samt tjänster och material för byggandet av styranordningar. För det mesta handlar det om stora upphandlingar och därför ville man ha en egen, stark upphandlingsfunktion som en del av koncernförvaltningen.

Det första steget var att bygga upp övergripande principer, ledning och organisering av upphandlingsverksamheten. Dessa integrerades i koncernens Corporate Governance-regler.

”När vi hade organiserat funktionen och räknat ut hur stor personalstyrka den behöver kunde vi under sommaren rekrytera våra upphandlingsspecialister”, berättar chefen för juridiska ärenden och upphandling Mirva Hannukainen, som leder upphandlingsteamet.

Hela huset fick lära sig upphandla

Koncernens gemensamma upphandlingsprocesser fastställdes i workshopar. För den dagliga assistansen står ett team på tre upphandlingsspecialister. Tillsammans med dotterbolagens kontaktpersoner för upphandlingsärenden bildar de koncernens samordningsgrupp för upphandlingsärenden, som sammanträder en gång i månaden. På mötena utbyter man information om pågående och kommande upphandlingar och försöker hitta möjligheter till gemensamma upphandlingar för att få ut effektivitetsfördelar. Upphandlingsfrågor tas upp med bolagens verkställande direktörer en gång per kvartal.

”Det är viktigt att vi har gemensamt överenskomna processer som alla följer. Att lära ut varje enskild detalj till personer som mer sällan upphandlar någonting är inte ändamålsenligt, utan vi betonar den assistens som man kan få av oss upphandlingsspecialister”, säger Mirva Hannukainen.

Under utvecklingsprojektet utarbetades utbildningsmaterial för hela koncernen och varje månad informerar Mirva med teamet kort om upphandling. Teman på infostunderna har varit bland annat att planera upphandling, upprätta anbudsförfrågan, jämföra anbuden samt kontraktsperioden och den kontraktsansvariges roll. Den viktigaste målgruppen är personer som kommer att upphandla inom en nära framtid.

”Vi har fått beröm för att upphandlingsverksamheten är systematisk och systemen fungerar. Med kontrollerade upphandlingar kan vi också nå större besparingar”, säger Mirva Hannukainen.

Vid sidan av utformningen av organisationens egna arbetsmodeller har man också tagit fram anvisningar för samarbetet med leverantörer. Mirva berömmer Kalle Pinni från Hansel för många goda idéer och råd under arbetets gång. Resultatet har varit många praktiska riktlinjer, anvisningar och verktyg.

”Fortsättning följer på samarbetet när vi börjar till exempel fundera på hur vi ska främja innovation genom upphandling.”