Väsentlighetsanalys
Företags- och ägararrangemang medförde betydande omvärldsändringar för oss hösten 2019. Därför blev det också aktuellt att uppdatera väsentlighetsmatrisen som styr vårt hållbarhetsarbete. Som hjälp i det genomgripande arbetet anlitade vi en utomstående expert som faciliterade processen och intervjuade våra intressentgrupper för att skapa en bild av vilka aspekter av hållbar upphandling som är de viktigaste.
Detta skedde vid en intressant tidpunkt då kunder inom kommunsektorn nyligen hade fått tillgång till våra tjänster. Kommunala intressegrupper deltog i intervjuerna och berättade om sina förväntningar. Hållbarhetsaspekterna är också mer framträdande i den nya regeringens regeringsprogram, vilket också sporrar oss att intensifiera arbetet för att ta fram bättre processer.
Som underlag sammanställde vi en lång lista på väsentlighetsfaktorer, vilka i workshopar gallrades ner till de viktigaste hållbarhetstemana. Hållbarhetsgruppen lämnade ett förslag till ny väsentlighetsmatris till ledningsgruppen, som godkände förslaget 8 oktober 2019. Den slutliga matrisen omfattar nio indikatorer. Klicka på bollarna i matrisen för mer information.
Upphandling med hänsyn till klimatet och miljön
Bekämpning av grå ekonomi
Insyn och transparens
vid offentlig upphandling
Företagsetiska principer
Stöda, engagera och handleda
kunder och leverantörer
Effektiv upphandling inom den offentliga sektorn
Socialt hållbar upphandling
Fungerande
marknad och god
konkurrensutsättningssed
Välmående och
kompetenta medarbetare
Social hållbarhet
Ekonomisk hållbarhet
Ekologisk hållbarhet
Påverkan på flera områden
Hansels kontrakt gör det möjligt att genomföra upphandling som tar hänsyn till klimatet och miljön. Vi sköter upphandlingar med klimatkompetens med över tio års erfarenhet. Mätare: Hansels miljömärke
Bekämpning av grå ekonomi har redan länge ingått i våra processer. Vi kräver att kontraktsleverantörerna fullgör sina åtaganden enligt avtalen och vi övervakar läget oavbrutet via en automatisk övervakningstjänst. Vi accepterar inte grå ekonomi och besitter verktyg för att motverka den. Mätare: märkning för ekonomisk hållbarhet
En av de grundläggande principerna i vår verksamhet är insyn och transparens vid offentlig upphandling. Upphandling som genomförs med skattemedel medför ett stort ansvar. Vi upprätthåller tjänsten Granskaupphandlingar.fi. I framtiden vill vi ge större insyn i hela upphandlingskedjan, till exempel med data från den förnyade tjänsten Hilma. Mätare: Mer innehåll i Granskaupphandlingar.fi
Hansels verksamhet bygger på företagsetiska principer. Vi måste i vår verksamhet vara transparent och öppna mot både kunderna och leverantörerna. I detta syfte inrättade vi i oktober 2019 en ny compliance-funktion. Mätare: inga oegentligheter
Vår roll som utvecklare av upphandling som helhet innebär att vi stöder, engagerar och handleder kunder och leverantörer. Vi ger kunderna och leverantörerna service genom flera olika kanaler. Vi sätter värde på fungerande samarbete och regelbunden dialog. Vi bygger upp förstklassiga digitala tjänster. Mätare: kundtillfredsställelse och leverantörstillfredsställelse
Effektiv upphandling inom den offentliga sektorn uppnås genom centraliserad upphandling. Vi har starka bevis för att centralisering ger både pris- och processbesparingar. Mätare: volym av gemensam upphandling
Socialt hållbar upphandling är ett av momenten i Hansels nya hållbarhetsanalys. Vi har under året arbetat för att lägga in krav på Code of Conduct i fler kontrakt, trots utmaningar som exempelvis långa leverantörskedjor. Tillgänglighet och sysselsättning är numera ofta relevanta frågor vid upphandling. Mätare: märkning för social hållbarhet
En fungerande marknad och goda upphandlingsrutiner är en viktig del av vårt arbete. Vi är aktiva på och väl förtrogna med leverantörsmarknaden. Vi vill att våra upphandlingar väcker intresse. Vi genomför upphandlingarna enligt våra processer, vilket alltid inbegriper kvalitetskontroll. Mätare: sme-företags andel av volymen
Välmående och kompetenta medarbetare är en förutsättning för framgång. Medarbetarna på Hansel är respekterade experter inom offentlig upphandling och de delar gärna med sig av sitt kunnande. Mätare: personaltillfredsställelse, antal utbildningsdagar
Hållbarhetsledning
| Väsentlighetstema | Väsentliga synpunkter | Begränsningar och konsekvenser | Styrning | Bedömning av effekt |
| Effektiv upphandling inom den offentliga sektorn | Effektiv användning av offentliga medel; pris- och processbesparing |
Volymfördelar vid gemensam upphandling med betydande ekonomisk effekt för kunderna | Huvudansvar hos kategorihanteringen, omfattande interna anvisningar | Pris- och volymuppföljning, sparkalkyler |
| Företagsetiska principer | Kravefterlevnad är nödvändig på grund av verksamhetens natur | Varje medarbetares aktioner påverkar direkt | Compliance-funktion har inrättats och compliance officer har utsetts | Compliance-uppföljning och redovisning; lista över evenemang och gåvor |
| Upphandling med hänsyn till klimatet och miljön | Upphandling kan bidra till positiva effekter på klimatet och miljöfrågor | Effekten erhålls genom de krav som ställs på leverantörernas varor och tjänster | Styrning av hållbarhetsarbetet och iakttagande av hållbarhetsprocesser; hållbarhetsanalys som nytt verktyg |
Miljömärke; så mycket hänsyn som möjligt till klimat- och miljökonsekvenserna vid konkurrensutsättning; miljöhänsyn beaktats, % |
| Insyn och transparens vid offentlig upphandling | Användningen av offentliga medel måste vara transparent | Systematisk inhämtning av upphandlingsdata; samarbete med kunderna för insyn i deras upphandlingsdata |
Utveckling av analystjänster | Volymen av upphandlingsdata; utvidgning av tjänsten granskaupphandlingar.fi |
| Socialt hållbar upphandling | Upphandling har vittgående konsekvenser och bl.a. underleverantörskedjan måste beaktas | Konsekvenserna avspeglas i kontraktsleverantörernas och deras underleverantörers verksamhet | Code of Conduct som bilaga till gemensam upphandlingskontrakt | Märkning för social hållbarhet, % |
| Bekämpning av grå ekonomi | Offentliga medel används via våra kontrakt och därför är det viktigt att bekämpa grå ekonomi | Hansel övervakar kontraktsleverantörernas verksamhet | Processer för och uppföljning av ekonomisk hållbarhet | Märkning för ekonomisk hållbarhet, % |
| Fungerande marknad och god konkurrensutsättningssed | Offentlig upphandling bör genomföras genom att utnyttja befintliga konkurrensförhållanden | Hansel vill få flera anbud i konkurrensutsättningarna | Beredning av upphandlingen ska ske enligt fastställd process | Antal anbud per konkurrensutsättning; antal kontraktsleverantörer och underleverantörer; andel sme-företag av leverantörerna |
| Stöda, engagera och handleda kunder och leverantörer | Utveckling av offentlig upphandling | Direkt effekt på spridning av bästa handlingsmodeller och praxis | Omfattande interna anvisningar | Kund- och leverantörsnöjdhet; antal deltagare på olika evenemang |
| Välmående och kompetenta medarbetare | Strategiskt mål: vi vill vara den mest respekterade experten och den mest attraktiva arbetsgivaren inom offentlig upphandling | Direkt effekt av bolagets verksamhet och ledningssätt | HR-processer | HR-nyckeltal, medarbetarnöjdhet |